ПФУ постановою від 12.03.2021 р. № 11-1 (Постанова № 11-1) затвердив Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (Порядок № 11-1).

Цей Порядок розроблено відповідно до п.4 Постанови № 1084 (див. коментар) з метою визначення механізму подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно (далі – працівник), в електронній формі.
Відомості про трудову діяльність працівника подаються страхувальником за працівників або самим працівником до ПФУ через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов'язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) одним із таких способів:

• у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
• в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Відповідно до п.5 Порядку № 11-1 електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком № 637, виготовляються шляхом їх сканування.
Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки трудової книжки у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Електронний запис складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника:

• найменування роботодавця або прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) та ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки платника податків;
• періоди (роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва);
• переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу;
• найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
• причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частину, статтю закону);
• вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесено запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.

Якщо електронний запис створено з помилками та відправлено, формується новий електронний запис.

Постанова № 11-1 набирає чинності через десять днів з дня її офіційного опублікування – 23 липня 2021 року (п.3 Постанови № 11-1).