I. Настройки виду розрахунку
У програмі спосіб відображення сум нарахованої допомоги по вагітності та пологах заданий «за замовчуванням» в довіднику «Способи відображення зарплати в регламентованому обліку» (розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та настройки») (Мал. 1).

Для нарахування допомоги по вагітності та пологах в плані видів розрахунку «Нарахування» (розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та настройки») слід створити відповідний вид нарахування, наприклад, «Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами» (Мал. 2).

При створенні нового виду нарахування на закладці «Опис» необхідно:

• у реквізиті «Найменування» ввести назву виду нарахування - «Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами»;
• у реквізиті «Категорія» вказати «Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами».

Всі інші параметри будуть заповнені автоматично. Детальніше з порядком створення нових видів розрахунку можна ознайомитися в статті «Створення нового нарахування плану видів розрахунків «Нарахування»».

Приклад

Співробітниці підприємства «Добро» Шевченко К. О. надана відпустка по вагітності та пологах на 126 календарних днів з 20.07.2020 р. до 22.11.20 р.

Сума нарахованої допомоги по вагітності та пологах склала:

• за липень 2020 р.– 1800,00 грн.;
• за серпень 2020 р. – 4650,00 грн.;
• за вересень 2020 р. – 4500,00 грн.;
• за жовтень 2020 р. – 4650,00 грн.;
• за листопад 2020 р. – 3300,00 грн.

II. Розрахунок і нарахування допомоги по вагітності та пологах
Розрахунок заробітної плати та нарахування допомоги по вагітності та пологах виконується документом «Нарахування зарплати» (розділ «Зарплата і кадри», група «Зарплата») (Мал. 3).
Автоматичне заповнення і розрахунок документа за всіма плановими нарахуваннями співробітників виконується за допомогою кнопки «Заповнити». Якщо необхідно нарахувати зарплату не всім, а конкретним співробітникам, документ слід заповнити за допомогою кнопки «Підбір».

Детальніше з порядком заповнення документа «Нарахування зарплати» при повному і спрощеному обліку нарахувань можна ознайомитися в статті «Сервісні можливості документа «Нарахування зарплати».

Для відображення нарахування допомоги по вагітності та пологах, в документі «Нарахування зарплати» (Мал. 3) слід:

• вручну додати рядки (кнопка «Додати») і вказати співробітницю, якій нараховується допомога – Шевченко К.О.;
• заповнити інформацію про підрозділ і посаду співробітниці;
• в колонці «Нарахування» вказати вид розрахунку «Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами», а в колонці «Розмір» – суми нарахованої допомоги за періодами нарахування:
  • за липень 2020 р.– 1800,00 грн.;
  • за серпень 2020 р. – 4650,00 грн.;
  • за вересень 2020 р. – 4500,00 грн.;
  • за жовтень 2020 р. – 4650,00 грн.;
  • за листопад 2020 р. – 3300,00 грн.
• в колонках «Дата початку» і «Дата закінчення» вказати періоди перебування співробітниці в декретній відпустці;
• виконати перерахунок податків і зборів за допомогою кнопки «Перерахувати».

При перерахунку документа автоматично буде розрахована сума ПДФО і військового збору тільки з суми оплати за фактично відпрацьований час (13 днів) в липні 2020 року (Мал. 4), оскільки відповідно до пп.165.1.1 ст.165 ПКУ сума допомоги по вагітності та пологах не є об'єктом оподаткування ПДФО.

Допомога по вагітності та пологах є базою для нарахування ЄСВ (лист ПФУ від 27.06.2013 р № 16652/03-20), тому при перерахунку документа «Нарахування зарплати» на закладці «Внески ФОП» буде відображено нарахування ЄСВ ФОП з суми допомоги по вагітності та пологах окремо за кожен період нарахування (Рис. 5).

Звернути увагу!

При розрахунку ЄСВ ФОП в поточному місяці не виконується донарахування ЄСВ ФОП виходячи з суми мінімальної заробітної плати майбутніх періодів.
Пов'язано це з тим, що співробітниці, яка перебуває в декретній відпустці, в цих періодах може бути нарахований додатковий дохід.
Наприклад, нарахована премія або виплачена матеріальна допомога, і сукупний дохід, який отримає співробітниця в цьому місяці, виявиться більше мінімальної заробітної плати.

Якщо в наступному місяці співробітниці не були нараховані будь-які додаткові доходи, то донарахування ЄСВ ФОП до мінімальної зарплати необхідно виконати при розрахунку заробітної плати цього місяця.

Для цього, за умовами нашого прикладу, необхідно (Мал. 6):

• У документі «Нарахування зарплати» за серпень 2020 р. за допомогою кнопки «Додати» додати окремий рядок.
• Вказати в цьому рядку співробітницю, підрозділ в якому вона працює, її посаду.
• У колонці «Нарахування» вказати вид розрахунку «Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами».

Звернути увагу!
Колонки «Розмір» і «Результат» потрібно залишити незаповненими.

• За допомогою кнопки «Перерахувати» виконати розрахунок донарахування ЄСВ ФОП виходячи з суми мінімальної заробітної плати.

Відповідно до умов прикладу:

• в липні 2020 р. співробітниці нараховано 4650,00 грн. допомоги по вагітності та пологах за серпень 2020 р.;
• в липні 2020 р. нараховано ЄСВ ФОП за серпень 2020 р. в сумі 1023,00 грн.;
• в серпні 2020 р. донараховано ЄСВ ФОП 16,06 грн. = (4723,00 грн. – 4650,00) * 22%, де 4723 грн. – розмір мінімальної зарплати.

Причини, з яких можуть не формуватися проводки з донарахування ЄСВ ФОП у даному випадку, описані у консультації «Чому можуть не формуватися проводки щодо донарахування ЄСВ ФОП до рівня мінімальної зарплати, якщо в поточному періоді відсутні нарахування?».

III. Нюанси нарахування допомоги при веденні спрощеного обліку нарахувань

Важливо!!!
Ведення спрощеного обліку нарахувань можливо тільки при веденні спрощеного кадрового обліку.

При спрощеному режимі нарахування заробітної плати інформація про нарахування співробітника вводиться в документі «Нарахування зарплати» одним рядком.
Склад колонок в документі при спрощеному обліку налаштовується в регістрі відомостей «Настройка колонок спрощеного обліку» (розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та настройки»). За замовчуванням включені колонки для визначених нарахувань окладу по днях, індексації, відпускних і лікарняних. Для допомоги необхідно додати нову колонку з видом нарахування «Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами». Детальніше з варіантами ведення обліку можна ознайомитися у статті «Варіанти кадрового обліку та обліку заробітної плати».

Розрахунок заробітної плати та нарахування допомоги виконується документом «Нарахування зарплати» (розділ «Зарплата і кадри», група «Зарплата») (Мал. 7).
Для відображення допомоги по вагітності та пологам, в документі «Нарахування зарплати» слід:

• в колонці «Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами» вручну вказати загальну суму нарахованих лікарняних за рахунок ФСС – 18900 грн.;
• виконати перерахунок податків і зборів за допомогою кнопки «Перерахувати».

Звернути увагу!
При веденні спрощеного обліку нарахувань немає можливості вказувати період дії цих нарахувань. Така поведінка програми є особливістю ведення спрощеного обліку нарахувань.
За потреби враховувати період дії нарахувань рекомендуємо використовувати повний облік заробітної плати.

Детальніше з порядком заповнення документа «Нарахування зарплати» при повному і спрощеному обліку нарахувань можна ознайомитися в статті «Сервісні можливості документа «Нарахування зарплати».

IV. Надходження грошових коштів від ФСС

Надходження безготівкових грошових коштів від Фонду соціального страхування відображається документом «Надходження на банківський рахунок» (розділ «Банк і каса», група «Банк» - «Банківські виписки») з видом операції «Надходження коштів від ФСС» (Мал. 8).

При заповненні документа слід вказати:

• Платника - Фонд соціального страхування, від якого отримані грошові кошти на виплату допомоги.
• Рахунок розрахунків з контрагентом - 378.
• Статтю розрахунків з ФСС - вибір статті розрахунків з ФСС здійснюється зі списку статей регламентованого звіту «Звіт у ФСС на випадок тимчасової втрати працездатності», довідника «Статті податкових декларацій».
• Суму за статтями розрахунків – за умовами прикладу 18900 грн.

Детальніше з порядком заповнення реквізитів документа «Надходження на банківський рахунок» можна ознайомитися в статті «Безготівковий рух грошових коштів - оплата від покупця».

V. Виплата допомоги по вагітності та пологах

Суми, нараховані за рахунок ФСС, можуть бути виплачені після виплати основної заробітної плати або до, в залежності від факту перерахування коштів підприємству від ФСС.

Для відображення виплати коштів за рахунок ФСС слід:

• у довіднику «Види виплат» (розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та настройки») створити окремий вид виплати, наприклад «Виплата відпустки у зв'язку з вагітн. та полог.» (Мал. 9), і вказати:
  • необхідність розраховувати податки і внески – встановити прапор «Розрахунок ПДФО і ЄСВ»;
  • задати список видів розрахунку для виплати – вказати вид нарахування «Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами».

створити документ «Відомість в банк» або «Відомість в касу» з видом виплати «Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами». При заповненні документа необхідно:

• ввести в документ співробітника за допомогою кнопки «Додати»;
• вказати суму допомоги з урахуванням податків і зборів у колонку «Сума «брудними»» (за прикладом – 18900 грн.);
• задати період взаєморозрахунків і рахунок обліку;
• розрахувати суми податків і зборів за допомогою кнопки «Розрахувати» (Мал. 10).

Якщо допомога виплачується у наступному періоді після її нарахування, податки і збори були розраховані і перераховані у місяці нарахування допомоги, тому повторно їх розраховувати в цьому документі не потрібно.

У регламентованому обліку виплата допомоги за рахунок ФСС відображається документами:

• «Видатковий касовий ордер», з видом операції «Виплата заробітної плати по відомостях» (Мал. 11) при виплаті допомоги з каси підприємства. Документ може бути сформований за допомогою механізму «Створити на підставі» документа «Відомість в касу» або вручну.

VI. Аналіз коректності нарахування та виплати допомоги

Перевірити коректність нарахування та виплати допомоги по вагітності та пологам, можна за допомогою звітів:

• «Розрахунковий листок» (Мал. 12), звіт може бути сформований безпосередньо з документа «Нарахування зарплати» за гіперпосиланням «Детальніше див. Розрахунковий листок» або через розділ «Зарплата і кадри», група «Зарплата» - «Звіти по зарплаті».

«Повний звіт за нарахуваннями, утриманнями і виплатами» (Мал. 13) (розділ «Зарплата і кадри», група «Зарплата» - «Звіти по зарплаті»).

«Картка рахунку» (Мал. 14) (розділ «Звіти», група «Стандартні звіти»).