Business automation software for document management. CORP (BAS Документообіг. КОРП)
"BAS Документообіг КОРП" є сучасним широкофункціональним рішенням для управління бізнес-процесами і спільною роботою співробітників. Перевірені методики і практики, які допоможуть організувати електронний документообіг, налагодити процеси, забезпечити контроль виконання завдань, регламентувати управлінську діяльність і підвищити її ефективність.
"BAS Документообіг КОРП" в комплексі вирішує широкий спектр завдань автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавської дисципліни. Програма підтримує багатокористувацьку роботу в локальній мережі або через Інтернет. "BAS Документообіг КОРП" відповідає всім законодавчим і нормативним вимогам, що регламентують порядок роботи з документами. Прикладне рішення і документація доступні українською і російською мовою.
Відповідність українському законодавству
"BAS Документообіг КОРП" дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядчого документообігу, відповідно до основних постанов та законів, які регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні:

  • Закон України від 22.05.2003 № 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг";
  • Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах";
  • Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР "Про звернення громадян";
  • Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади";
  • Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".
Робота з документами
Структура папок може формуватися відповідно з організаційною структурою підприємства або за типами документів. Кожній папці встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення.
Реєстрація вхідних і вихідних документів:
  • запуск автоматизованої процедури (бізнес-процесу) розгляду документів і подальшої постановки на контроль;
  • оповіщення виконавців;
  • підтримка регламентованих термінів виконання документів;
  • формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання або знищення;
  • подальше формування звітів по надходженню і виконанню документів, по простроченим документам.
В "BAS Документообіг КОРП" автоматизовано повний життєвий цикл договірних документів:
  • підготовка проекту договору;
  • узгодження проекту договору, як зовнішнє, так і внутрішнє;
  • облік всіх пов'язаних з договором документів, наприклад, акти, додаткові угоди;
  • облік і контроль термінів дії договорів;
  • автоматичне продовження термінів дії по правилам, зазначеним у договорі;
  • багатовалютний облік сум договорів;
  • робота з багатосторонніми договорами;
  • облік і контроль виконання фінансових зобов'язань за договором;
  • контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура;
  • контроль повернення переданих примірників документів за договором;
  • розірвання договору.
Вбудована в "BAS Документообіг КОРП" внутрішня пошта дозволяє:
  • Надсилати електронною поштою безпосередньо з програми будь-які документи або файли.
  • Завантажувати вхідні або внутрішні документи з електронної пошти.
  • При використанні ЕЦП, відправляти і приймати підписані і зашифровані файли.
  • Шукати листи за реквізитами і за допомогою швидкого пошуку, шукати в серед іншого, і по текстовому змісту листів.
  • Крім того, програма автоматично відстежує пошту і виводить повідомлення, що спливає в правому нижньому кутку, при надходженні нових листів. Якщо за листом було листування, то програма повідомляє про це, виводячи гіперпосилання в області читання та картці листа.
В "BAS Документообіг КОРП" всім документам автоматично присвоюється штрих-код, який можна:
  • роздрукувати на окремому аркуші;
  • роздрукувати поверх титульного аркуша паперового документа;
  • роздрукувати на наклейці;
  • вставити в електронний документ як зображення.
Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.

Бізнес-процеси та робота користувачів
У програмі "BAS Документообіг КОРП" колективна робота з документами реалізована за допомогою наступних бізнес-процесів:
  • Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа. При цьому безпосередньо в процесі розгляду посадова особа може винести текстову резолюцію або відправити документ на виконання або ознайомлення.
  • Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком і контролерові для дотримання виконавської дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.
  • Узгодження: прикладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення з результатами узгодження або відправки на повторне узгодження. Підтримуються такі варіанти узгодження, як:
    • паралельне;
    • послідовне;
    • змішане (паралельне і послідовне), зокрема і з урахуванням умов маршрутизації.
  • Затвердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження.
  • Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації та відправки кореспонденту.
  • Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.
  • Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можна видавати доручення співробітникам і перевіряти їх виконання.
  • Обробка вхідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл обробки вхідного документа - розгляд, виконання, списання в справу.
  • Обробка вихідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл створення вихідного документа - погодження, затвердження, реєстрація.
Керування проектною діяльністю
Підтримка проектної діяльності в "BAS Документообіг КОРП" включає ведення аналітичного обліку даних (вхідних, вихідних і внутрішніх документів, файлів, процесів, заходів, задач та ін.) у розрізі проектів, а також підтримка бізнес-процесами діяльності з виконання плану проекту.

В програмі передбачено:
  • Ведення картки та ієрархічної структури проекту (структура проекту містить в собі перелік проектних задач бізнес-процесу);
  • облік трудовитрат у розрізі проектів;
  • формування звітності по проектах;
  • завантаження проекта з Microsoft Project (як джерело даних використовується файл проекту, вивантажений у XML);
  • робота з планом проекту й діаграмою Ганта.
Бізнес-процес проекту включає наступні етапи:
  • Ініціація;
  • Планування;
  • Затвердження плану;
  • Старт проектних робіт;
  • Виконання;
  • Завершення.
Звіти з проектної діяльності:
  • Поточний стан проектних задач,
  • Задачі, які скоро повинні початися,
  • Задачі, які скоро повинні закінчитися,
  • План-факт за строками (показує, чи є перевищення планових строків),
  • План-факт трудовитрат (показує планові і фактичні трудовитрати за проектом).
Організація заходів
Система підтримує всі необхідні кроки від підготовки і до аналізу ефективності проведення заходу та виконання прийнятих рішень:
  • Зовнішні та внутрішні заходи;
  • Протокольні заходи (наради, засідання, ради директорів);
  • Бронювання приміщень;
  • Підбір зручного для учасників часу проведення;
  • Формування програми та протоколу;
  • Прийняття рішень і контроль їх своєчасного виконання.
Бізнес процес включає:
  • Підготовка:
    • планування учасників, місця й часу заходу,
    • оформлення програми заходу,
    • погодження участі (місця, часу),
    • підготовка матеріалів до заходу,
    • розсилка учасникам матеріалів до заходу.
  • Проведення:
    • фіксування присутніх / відсутніх,
    • фіксування прийнятих рішень.
  • Оформлення протоколу:
    • підготовка протоколу,
    • погодження протоколу,
    • затвердження протоколу.
  • Виконання рішень.
В комплект поставки включено широкий набір готових звітів для аналізу ефективності організації заходів:
  • Які заходи були проведені за період;
  • Як росте або зменшується кількість заходів в організації;
  • Скільки часу витрачається на заходи;
  • Заходи якого виду найчастіше проводяться в організації;
  • Хто зі співробітників ігнорує заходи;
  • Хто з голів / організаторів порушує строки;
  • По яких заходах були пропущені рішення;
  • інші
Зручність роботи на кожен день
Вікно "Поточні справи" на робочому столі відкривається при старті програми. Воно показує підсумкову інформацію: завдання користувача і підлеглих (для керівників), події календаря, повідомлення пошти та форуму, заходами, актуальні документи в роботі, інформацію з обліку часу. Вікно "Мої завдання" показує списки завдань поточного користувача на закладках "Завдання мені" і "Завдання від мене". На закладці "Завдання мені" відображаються завдання, призначені поточному користувачеві безпосередньо, через ролі або делегуванням. Закладка "Завдання від мене" показує завдання, автором яких є поточний користувач. Завдання можна позначати прапорцями різних кольорів. Це зручно при роботі з великим числом завдань.
Пошук
Електронний документ є структурованим набором даних, що містить реквізити та змістовну частину. Реквізити документа та інформація його змістовної частини можуть бути використані в процесі пошуку конкретного документа.
Реалізовано повнотекстовий пошук будь-яких даних (документів, файлів) не тільки по всіх полях карток, але і по вмісту версій файлів популярних форматів з урахуванням морфології російської, української та англійської мов.

Облік робочого часу та контроль виконання
Дані обліку робочого часу та можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень і дозволяють оптимізувати роботу співробітників.
У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка містить дані про час, проект, зміст роботи. На підставі цих відомостей можна побудувати різні звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.
Програма дозволяє вести загальний і персональний календарі і підбирати час для заходів з урахуванням зайнятості учасників. Записи календаря можна створити на підставі будь-якого іншого предмета програми, наприклад, задачі, документа, листа, захода.
Організація розподіленої інформаційної бази
В програмі передбачена робота в режимі розподіленої інформаційної бази, серед іншого і для варіанту зберігання файлів не в інформаційній базі, а на диску.
Преваги програми
Заповнення документів швидко та без помилок
Зручний та швидкий пошук документів
Економія фінансів на папір та місця для зберігання документів
Вартість
31 200 грн
Business automation software for document management. CORP (special package for corporate users) (BAS Документообіг. КОРП (спеціальний пакет для корпоративних користувачів))
Замовити
62 700 грн
Business automation software for document management. CORP (BAS Документообіг)
Замовити
Замовити
Для оформлення замовлення залиште контактні дані
Як до Ваc звертатись?
Ваша електронна адреса
Ваш контактний телефон
*Натискаючи на кнопку "Надіслати" Ви погоджуєтесь з політикою конфіденційності та обробки персональних даних
Замовити
Для оформлення замовлення залиште контактні дані
Як до Ваc звертатись?
Ваша електронна адреса
Ваш контактний телефон
*Натискаючи на кнопку "Надіслати" Ви погоджуєтесь з політикою конфіденційності та обробки персональних даних
Залишились запитання?
Залиште контактні дані і ми зв'яжемось з Вами найближчим часом
Як до Ваc звертатись?
Ваша електронна адреса
Ваш телефон
Завантаження файлів
Можливо завантажити до 10 файлів
Коментарі
*Натискаючи на кнопку "Надіслати" Ви погоджуєтесь з політикою конфіденційності та обробки персональних даних