Фундаментом усієї системи управління ТО і ремонтами є початкове створення бази об'єктів ремонту і подальше підтримання її в актуальному стані.

Основні технічні дані обладнання, відомості про його місцезнаходження, відомості про проведення планових і аварійних ремонтів включаються в картку обладнання.
Регулярне ведення записів в картках дає можливість оцінювати технічний стан обладнання, обгрунтовано і точно визначати річну потребу в змінних елементах (агрегатах, вузлах, приладах) для заміни зношених.

Важливою частиною опису обслуговуємого і ремонтуємого обладнання, систем будівель і споруд, засобів КВП є багаторівневі класифікатори обладнання. Наявність загальноприйнятних класифікації в системі дозволяє структурувати однорідну інформацію про обладнання, проводити типізацію, швидко шукати потрібні групи обладнання і нормативів.

В системі реалізована можливість автоматичного створення ієрархічного списку обладнання по заданому реквізиту об'єкта ремонту.

Класифікатор нормативних ТО і ремонтів містить повну інформацію про всі можливі ремонти і ТО, заданы для типів, моделей і груп обладнання на підприємстві.
Цей класифікатор включають в себе інформацію про технологічні карти ТО і ремонтів.
Реалізована можливість ведення класифікаторів як для фіксованих ремонтних циклів, так і для послідовних ланцюжків пов'язаних ремонтів.

Технологічна карта ТО і ремонту містить перелік елементарних технологічних операцій ТО і ремонту з зазначенням для кожної операції нормативних витрат МТО і трудовитрат.

Система підтримує Версіонування технологічних карт.

Реалізована можливість відображення операцій прийняття до обліку та списання обладнання.

Експлуатаційний (експлуатаційно-ремонтний) персонал проводить огляди закріпленого за ним обладнання при прийомі і здачі змін.

Всі виявлені при оглядах дефекти: несправності в роботі устаткування, відхилення від нормального стану обладнання, в тому числі не потребують негайної зупинки для їх усунення, фіксуються в системі в Журналі дефектів.

Окремо необхідно виділити технічні огляди устаткування. Вони є окремим випадком регламентованого ТО, плануються поряд з ремонтами.

В процесі оглядів обладнання вимірюються і заносяться в систему значення контрольованих показників.
При досягненні значень показників критичних величин персонал формує повідомлення про необхідність ремонту.
В системі реалізована можливість настройки автоматичної розсилки повідомлень відповідальним особам і автоматичного введення документів про виявлені дефекти при досягненні значеннями показників критичних величин.

Ведення історії показань вимірювальних приладів дозволяє відстежувати поточний стан обладнання.

Залежно від виробничої значимості обладнання, впливу його відмов на безпеку персоналу і стабільність виробничих і технологічних процесів ремонтні впливи можуть реалізуватися у вигляді ремонту з напрацювання, ремонту за технічним станом, або у вигляді їх поєднання.
В системі можна планувати ремонти по всім перерахованим вище стратегій.
Фактично ремонт більшої частини обладнання неминуче заснований на поєднанні (в різних пропорціях) регламентованого ремонту і ремонту з напрацювання.

Напрацювання обладнання може бути виражене в машино-годинах, кілометрах пробігу, кубометрах добутої породи, літрах і ін. Напрацювання обладнання фіксується в системі в Журналі напрацювання.

В системі реалізована можливість ведення обліку перебування обладнання в різних станах: в ремонті, консервації, аварійному простої. На підставі даних, зареєстрованих в системі, можна оперативно отримувати інформацію про простої обладнання за заданий період, розраховувати показники ефективності використання обладнання.

Базовою метою формування планів-графіків ППР обладнання служить забезпечення належного збереження обладнання в перспективний період, тобто підтримка нормативного рівня його технічного стану і працездатності.

На підставі базової мети формуються конкретні цільові орієнтири і показники, обгрунтовуються і вирішуються найважливіші завдання по ТО і ремонту устаткування:

• формування перспективних, річних і місячних планів ремонтних робіт;
• розробка основних напрямків і пріоритетів;
• визначення потреби в видах і обсягах робіт по кожному об'єкту;
• визначення основних джерел ресурсозабезпечення і шляхів залучення необхідних ресурсів.

Річні плани-графіки ППР обладнання складаються в системі механіками підрозділів, які попередньо погоджують їх з іншими службами підприємства. У річні плани-графіки ППР включається все обладнання, яке підлягає ремонту в планованому році, а також регламентованому ТО.
На підставі річних планів-графіків ППР за допомогою спеціальних документів коригувань можна сформувати річні, місячні і тижневі план-графіки ППР.
При їх формуванні в системі враховуються фактичні дані по об'єктах ремонту, занесеним в систему.

На підставі планів-графіків ППР в системі формуються кошториси ремонту (заявки на ремонт), які є операційними документами з планування ремонтних робіт.

Потреба в запасних частинах, матеріалах і інструментах в системі формується зі складу технологічних операцій нормативних ТО і ремонтів в складі планів-графіків ППР.

Відповідно до виконуваних функцій визначається чисельність ремонтного персоналу. Загальна кількість ремонтних робітників, необхідна для виконання майбутнього ремонту, визначається в системі кількістю ремонтуємого обладнання, трудомісткістю ремонту кожної одиниці обладнання, тривалістю ремонту і прийнятим режимом проведення ремонтних робіт на підприємстві (кількість змін, їх тривалість).

Для формування бюджету на певний період повинні бути сформовані графіки ППР на цей період. На підставі інформації про плановані нормативни ТО і ремонти розраховуються суми перспективних витрат.

Ведення первинного обліку МТО в рамках управління ТО і ремонтами полягає у визначенні переліку номенклатури МТО, використовуваного при виконанні ТО і ремонтів.

В системі реалізована можливість завдання незнижуваного залишку - мінімальна кількість МТО, яке завжди необхідно мати на складі на випадок виникнення надзвичайних ситуацій: аварій, поломок, що вимагають виконання позапланового ремонту, та ін. Незнижуваний залишок МТО може бути списаний тільки при виникненні аварійної ситуації.

Для можливості змін в планах ремонту на певний період в системі реалізована можливість коригування планових витрат МТО.

На підставі потреби в матеріалах в системі складаються заявки (замовлення на внутрішнє споживання) на її забезпечення, які підлягають подальшій обробці в відділі матеріально-технічного забезпечення (МТЗ) підприємства.

На підставі замовлення на внутрішнє споживання позиції номенклатури можуть бути зарезервовані з поточного залишку на складах або розміщені в замовленнях постачальникам.

Для контролю витрат МТО порівнюються планові і фактичні показники витрат номенклатури в кількісному і грошовому вираженні. Планові показники в системі формуються на підставі графіків ППР на необхідний період, а також сформованих на їх підставі і на підставі дефектів і зовнішніх підстав для робіт кошторисах ремонту. Фактичні показники формуються на підставі актів виконаних робіт.

Для забезпечення постійної працездатності обладнання на підприємстві в системі реалізовані інструменти для регулювання чисельності ремонтного персоналу.

Визначення необхідних компетенцій в рамках управління ТО і ремонтами полягає у визначені переліку кваліфікацій, необхідних при виконанні ТО і ремонтів.
Після визначення переліку необхідних для виконання ТО і ремонтів кваліфікацій необхідно призначити відповідність між кваліфікаціями і співробітниками, які виконують ТО і ремонти.

При плануванні трудовитрат кількість ремонтних робітників, необхідних для виконання тих чи інших операцій, порівнюється з кількістю, що є на підприємстві.
За результатами цього аналізу можуть бути прийняті рішення по управлінню чисельністю персоналу, ефективністю його роботи.

Для контролю трудовитрат в системі реалізована можливість порівняння планових і фактичних витрат в кількісному і грошовому вираженні.
Планові показники формуються на підставі графіків ППР, а також сформованих на їх підставі і на підставі дефектів кошторисах ремонту, на необхідний період. Фактичні показники формуються на підставі актів виконаних робіт.

Метою управління нарядами і роботами є формування і облік виконання нарядів на ремонтні роботи, при необхідності формування нарядів-допусків до них, а також облік виконаних ремонтних робіт.

На підставі сформованих заявок на ремонт в системі можна сформувати наряди на виконання ремонтних робіт.

Заходи щодо забезпечення безпечного ведення ремонтних робіт визначаються і оформляються безпосередньо перед початком ремонту у вигляді видачі дозволу, який вдає із себе наряд-допуск на проведення вогневих, газонебезпечних та ін. робіт відповідно до діючих інструкцій.

Завершення робіт по ремонту оформлюється актом виконаних робіт.

Мета керування документацією - надання персоналу ремонтних служб оперативного доступу до необхідних в роботі з документами та історії ремонтів обладнання.

Відомості про проведення планових і аварійних ремонтів записуються в системі в хронологічному порядку в картці обладнання. Регулярне ведення записів в картках дає можливість оцінювати технічний стан основного обладнання, обгрунтовано і точно визначати річну потребу в змінних елементах (агрегатах, вузлах, приладах) для заміни зношених.

У системі передбачена можливість ведення бази даних текстових і графічних документів. База даних документів дозволяє здійснювати наступні дії:

• введення, коригування та відображення текстових і графічних документів (включаючи таблиці, схеми, креслення та фотографії);
• прив'язка документів до одиниць обладнання.

У системі є можливість налаштування інтеграції в системою "Документообіг".

Для аналізу ефективності управління активами в системі можна використовувати такі звіти:

• План-фактний аналіз ППР
• План-фактний аналіз витрат
• Витрати номенклатури

Крім того, в залежності від виконуваних функцій співробітник може сформувати різні звіти:

• Список обладнання
• Напрацювання обладнання
• Контрольовані показники
• Стривай обладнання
• План МТО, трудовитрат і інструментів
• План-факт виконання ремонтів підрядниками та інші.

В системі реалізована можливість налаштування регламентних завдань для розсилки звітів відповідальним осібам. Можливе використання різних налаштувань звітів при формуванні розсилаються звітів різних відповідальним.

Для організації робіт по обходу обладнання для діагностики, оглядів і перевірки, розроблено спеціальний мобільний додаток.