Управління реалізується через інформування співробітників про існуючі цілі організації, їх ролі і відповідальності в реалізації цих цілей.

Інструмент дозволяє розподілити відповідальність між співробітниками, підрозділами за конкретні бізнес-показники. Через нього реалізується координація зусиль підрозділів, забезпечується регулярний зворотній зв'язок і стимулювання персоналу.

Таким чином, для кожного підрозділу і співробітника формується матриця показників, за які вони несуть відповідальність, вона лягає в основу системи преміювання співробітників за результат.

З використанням цього інструменту керівник може зв'язати стратегічні цілі компанії і поточну (операційну) діяльність.

Програмний продукт дозволяє створювати матриці результативності (MBO-матриці) для кожної посади і підрозділу.
Така матриця містить ключові показники діяльності (KPI) і дозволяє "оцифрувати" результативність співробітника або підрозділу - представивши її як коефіцієнт.

Використовуючи в розрахунку планові цільові орієнтири, ми переводимо оцінку результативності співробітника / підрозділу в об'єктивну площину.
Планові значення за кожним показником - це свого роду угода, яку керівник щомісячно / щоквартально укладає зі своїми співробітниками про досягнення певних результатів.

Такий підхід дозволяє в подальшому проводити моніторинг діяльності, оцінювати ступінь досягнення цілей, наочно демонструвати внесок конкретного співробітника в результати компанії.

Для управління результативністю компанії необхідно відстежувати реалізацію проектів, виконання завдань, доручень та ініціатив, сформованих в рамках стратегічних цілей компанії.

Програмний продукт дозволяє керувати всіма оперативними дорученнями і завданнями, спрямованими на поліпшення конкретних цільових показників.

Планування і узгодження завдань може йти за принципом зверху-вниз, коли завдання спускаються у вигляді доручень, так і знизу-вгору, коли заходи плануються виконавцем, а потім узгоджуються керівником.

Продукт дозволяє структурувати робочий час співробітників, зв'язавши їх результативність з виконанням поставлених завдань, підвищити виконавську дисципліну за допомогою контролю дотримання термінів реалізації.

Преміювання, орієнтоване на результат, є інструментом, який допомагає керівнику, з одного боку, виділити і відзначити успіхи співробітника, а з іншого боку чітко позначити його роль в загальному виробничому процесі.

Нефіксована (преміальна) частина оплати праці ставиться в залежність від виробничих та інших значущих для бізнесу показників.

Можливості програмного продукту дозволяють пов'язати показники діяльності співробітників (KPI) з системою винагороди.

Програмний продукт дозволяє формувати різні алгоритми розрахунку винагороди, і потім, на підставі отриманих значень досягнення результатів, розраховувати розмір преміальної частини зарплати співробітника.

Керівник може гнучко задати відповідність рівня результативності співробітника і розміру премії (наприклад, при результативності співробітника нижче 75%, премія не нараховується; при результативності від 76% до 90% - премія розраховується в розмірі половини норми і т.д.).

Інструмент дозволяє вибирати показники, які беруть участь в розрахунку винагороди і налаштовувати формулу винагороди.

Такий підхід дозволяє компанії бути більш динамічною, легко адаптуватися до змін ринкової ситуації.

Крім об'єктивних показників продукт дозволяє збирати і враховувати оцінки, які засновані на суб'єктивній думці внутрішніх експертів (за аналогією з методом "360 градусів").

Найчастіше це необхідно для оцінки відповідності дій співробітників корпоративним стандартам (наприклад, вимогам системи менеджменту якості), очікуванням "внутрішніх клієнтів".

Такими експертами можуть виступати як керівники, так і "споживачі" внутрішніх продуктів і послуг.

Автоматизований інструмент підтримує механізм, регулярного збору таких оцінок і на основі заданого алгоритму трансформує ступінь відповідності вимогам стандартів в числове значення суб'єктивного показника, що в подальшому використовується для розрахунку винагороди співробітника за період.

Даний інструмент дозволяє проводити дослідження і аналіз даних про ефективність бізнесу в різних вимірах і з різним ступенем деталізації, виявляти закономірності і причинно-наслідкові зв'язки між різними факторами, що впливають на ефективність.

При проведенні такого аналізу користувач сам визначає параметри і вимірювання (аналітики) формуємих звітів, для кращого розуміння ситуації може перейти з верхнього рівня угруповання (агрегування) даних до найнижчого рівня - документа - транзакції (техніка Drill Down). Інструмент сприяє скороченню термінів отримання необхідної інформації за рахунок того, що побудова звітів відбувається в "один дотик".

В налаштуваннях системи можливо задавати для кожного цільового показника до 6 розрізів аналітики (один зумовлений і 5 настроюються користувачем). Такої кількості розрізів аналітики досить, щоб забезпечити глибоке занурення в аналіз причинно-наслідкових зв'язків, зберігши при цьому прийнятне швидкодію системи.

В якості аналітичних розрізів можуть використовуватися будь-які дані обліку. Наприклад, для показника "маржинальний прибуток" крім визначеного розрізу аналітики (відповідальний співробітник), можна задати додаткові: по регіонам, видам діяльності, номенклатурі, контрагентам, філіям.

Аналітична система дозволяє представляти дані, як в статичному вигляді (на певну дату), так і динаміці (з будь-яких періодів); у вигляді структурованих табличних звітів, так і у вигляді діаграм і графіків.
Наприклад, з використанням цього інструменту, можна оцінити динаміку обсягів реалізації продукції з певною характеристикою в обраному регіоні, побудувати графік завантаження складських приміщень з урахуванням сезонності, зіставити ефективність маркетингових зусиль і динаміку продажів за період і т.п.

Інформаційні панелі бізнес-показників (dashboard) - це інструмент для моніторингу та аналізу інформації про ефективність бізнес-процесів. Впровадження інструменту для регулярного збору і аналізу достовірної інформації про результативність є етапом побудови корпоративної BPM-системи (business performance management - системи управління ефективністю бізнесу).

Продукт дозволяє в автоматичному режимі збирати необхідні дані з розрізнених облікових систем, оцінки експертів за суб'єктивними показниками, проводити розрахунок об'єктивних показників ефективності роботи компанії, відстежувати зміни показників і проводити їх аналіз в режимі реального часу. Застосування інформаційних панелей показників дозволяє керівнику регулярно вирішувати завдання, пов'язані з моніторингом.

Інформаційна панель бізнес-показників (dashboards, контрольна, приладова панель) являє собою інструмент графічної візуалізації найбільш важливих для контролю і управління показників в узагальненому, укрупненому вигляді.

Інформація у вигляді діаграм, графіків і таблиць дозволяє миттєво виявляти критично важливі сигнали на підставі актуальних і релевантних даних. Завдяки цьому інструменту керівники різного рівня, одним поглядом оцінивши ситуацію в компанії, можуть приймати зважені і обгрунтовані рішення.

За допомогою гнучкого налаштування керівник може самостійно зібрати на одному екрані інформацію по ефективності різних бізнес-процесів компанії (маркетингу і продажів, виробництва, сервісу, управління персоналом і т.д.).

При цьому він сам вибирає зручний спосіб відображення інформації: у вигляді таблиці, графіки, діаграми або тексту, з урахуванням динаміки (тренду) і стану (зони) показника. Для отримання детальної інформації, можна інтерактивно перейти ("провалитися") в інший інформаційний шар, в якому представити дані в розрізі аналітик.

На інформаційну панель можуть бути виведені показники пов'язані з виконанням плану по доходах, поточним рівнем операційних витрат, кількістю запитів від клієнтів, швидкості їх обробки, ступеня задоволеності клієнтів, рівні активності менеджерів з продажу та т.п.

Однією з найбільш важливих функцій програмного продукту є підтримка механізму автоматизованого збору, розрахунку і зберігання інформації за цільовими показниками.
Дані по кожному показнику можуть збиратися трьома способами: вноситися вручну, розраховуватися на основі інших показників, "транслюватися" з облікових або управлінських систем.

За рахунок того, що в системі в явному вигляді прописуються алгоритми збору показників, це забезпечує виконання найбільш значимого принципу цільового управління - створення "єдиного стандарту", за допомогою якого описується не тільки смисловий зміст цільового показника, але і спосіб його підрахунку. Використання автоматичного розрахунку показників дозволяє застосовувати формули, агрегувати дані нижніх рівнів, будувати каскадну модель показників.

Вбудовування в робочу базу (Інтеграція в конфігурацію)

Об'єднання конфігурації «Управління по цілях і KPI» з обліковою системою на платформах Підприємство або BAF (безшовна інтеграція) представляється найбільш зручним підходом за рахунок можливості:

• використання довідників і документів основної конфігурації в якості аналітичних розрізів за показниками (KPI);
• реалізації обміну даними всередині єдиного інформаційного простору конфігурації;
• формування звіти по KPI з деталізацією до первинних документів (господарських операцій, які вплинули на зміну KPI) - техніка Drill-down.

Обмін через COM-з'єднання

За допомогою COM-з'єднання можливо забезпечення надійного і швидкого програмного доступу до даних облікової системи на платформі Підприємство або BAF. При цьому підході налаштовуються правила обміну даними в конфігурації «Управління по цілям і KPI». Такий підхід має таку особливість: вивантажувати можливо тільки прості дані (числа - як результат обчислень), без можливості обмінюватися даними по аналітикам.

Універсальний обмін даними за допомогою XML-пакетів

Універсальний механізм обміну даними призначений як для обміну з обліковими системами, створеними на основі платформ Підприємство або BAF, так і для організації обміну даними з іншими інформаційними системами, що базуються на інших платформах та технологіях. Як формат обміну використовуються XML документи, а аналітичні дані будуть зберігатися в окремому довіднику аналітик в конфігурації «Управління по цілях и KPI».

MS Excel, MS Access

Є можливість завантаження даних з файлів формату MS Excel і MS Access. Інформацію в ці файли можна завантажувати як з облікових систем, так і вносити вручну. Такий підхід має особливості:

• завантажувати можливо тільки прості дані (числа - як результат обчислень);
• аналітики завжди представляються як текст.

Підключення зовнішніх джерел даних (External Data Source) дозволяють:

• Працювати з зовнішніми базами даних, що не заснованими на платформах Підприємство та BAF.
• Зовнішнє джерело може отримувати дані з ODBC-джерел з СУБД Microsoft SQL Server, IBM DB2, PostgreSQL, Oracle Database, Microsoft Access, Excel, dBase, Paradox, Visual FoxPro.
• Підключити багатовимірні джерела даних:
  • Microsoft Analysis Services;
  • Oracle Essbase;
  • IBM InfoSphere Warehouse;
  • Бази даних ERP (SAP, Oracle та ін.);
  • Інтернет-магазину (MySQL / MS SQL);
  • Завантаження даних з Excel;
  • Аналітика сайту (Google Analytics).