Фундаментом всей системы управления ТО и ремонтами является первоначальное создание базы объектов ремонта и дальнейшее поддержание ее в актуальном состоянии.

Основные технические данные оборудования, сведения о его местонахождении, сведения о проведении плановых и аварийных ремонтов включаются в карточку оборудования.

Регулярное ведение записей в карточках дает возможность оценивать техническое состояние оборудования, обоснованно и точно определять годовую потребность в сменных элементах (агрегатах, узлах, приборах) для замены изношенных.

Важной частью описания обслуживаемых и ремонтируемого оборудования, систем зданий и сооружений, средств КИП является многоуровневые классификаторы оборудования. Наличие общепринятых классификации в системе позволяет структурировать однородную информацию об оборудовании, проводить типизацию, быстро искать нужные группы оборудования и нормативов.

В системе реализована возможность автоматического создания иерархического списка оборудования по заданному реквизиту объекта ремонта.

Классификатор нормативных ТО и ремонтов содержит полную информацию обо всех возможных ремонтах и ТО, заданы для типов, моделей и групп оборудования на предприятии.

Этот классификатор включают в себя информацию о технологических картах ТО и ремонтов.

Реализована возможность ведения классификаторов как для фиксированных ремонтных циклов, так и для последовательных цепочек связанных ремонтов.

Технологическая карта ТО и ремонта содержит перечень элементарных технологических операций ТО и ремонта с указанием для каждой операции нормативных затрат МТО и трудозатрат.
Система поддерживает Версионирование технологических карт.
Реализована возможность отображения операций принятия к учету и списания оборудования.

Эксплуатационный (эксплуатационно-ремонтный) персонал проводит обзоры закрепленного за ним оборудования при приеме и сдаче изменений.

Все выявленные при осмотрах дефекты: неисправности в работе оборудования, отклонения от нормального состояния оборудования, в том числе не требуют немедленной остановки для их устранения, фиксируются в системе в журнале дефектов.

Отдельно необходимо выделить технические осмотры оборудования. Они являются частным случаем регламентированного ТО, планируются рядом с ремонтами.

В процессе осмотров оборудования измеряются и заносятся в систему значения контролируемых показателей.

При достижении значений показателей критических величин персонал формирует сообщение о необходимости ремонта.

В системе реализована возможность настройки автоматической рассылки сообщений ответственным лицам и автоматического ввода документов о выявленных дефектах при достижении значениями показателей критических величин.

Ведение истории показаний измерительных приборов позволяет отслеживать текущее состояние оборудования.

В зависимости от производственной значимости оборудования, влияния его отказов на безопасность персонала и стабильность производственных и технологических процессов ремонтные воздействия могут реализоваться в виде ремонта по наработке, ремонта по техническому состоянию, или в виде их сочетания.

В системе можно планировать ремонты по всем перечисленным выше стратегий.
Фактически ремонт большей части оборудования неизбежно основан на сочетании (в различных пропорциях) регламентированного ремонта и ремонта по наработке.
Наработки оборудования может быть выражено в машино-часах, километрах пробега, кубометрах добытой породы, литрах и др. Наработки оборудования фиксируется в системе в журнале наработки.

В системе реализована возможность ведения учета пребывания оборудования в различных состояниях: в ремонте, консервации, аварийном простои. На основании данных, зарегистрированных в системе, можно оперативно получать информацию о простои оборудования за заданный период, рассчитывать показатели эффективности использования оборудования.

Базовою метою формування планів-графіків ППР обладнання служить забезпечення належного збереження обладнання в перспективний період, тобто підтримка нормативного рівня його технічного стану і працездатності.

На підставі базової мети формуються конкретні цільові орієнтири і показники, обгрунтовуються і вирішуються найважливіші завдання по ТО і ремонту устаткування:

• формування перспективних, річних і місячних планів ремонтних робіт;
• розробка основних напрямків і пріоритетів;
• визначення потреби в видах і обсягах робіт по кожному об'єкту;
• визначення основних джерел ресурсозабезпечення і шляхів залучення необхідних ресурсів.

Річні плани-графіки ППР обладнання складаються в системі механіками підрозділів, які попередньо погоджують їх з іншими службами підприємства. У річні плани-графіки ППР включається все обладнання, яке підлягає ремонту в планованому році, а також регламентованому ТО.
На підставі річних планів-графіків ППР за допомогою спеціальних документів коригувань можна сформувати річні, місячні і тижневі план-графіки ППР.
При їх формуванні в системі враховуються фактичні дані по об'єктах ремонту, занесеним в систему.

На підставі планів-графіків ППР в системі формуються кошториси ремонту (заявки на ремонт), які є операційними документами з планування ремонтних робіт.

Потреба в запасних частинах, матеріалах і інструментах в системі формується зі складу технологічних операцій нормативних ТО і ремонтів в складі планів-графіків ППР.

Відповідно до виконуваних функцій визначається чисельність ремонтного персоналу. Загальна кількість ремонтних робітників, необхідна для виконання майбутнього ремонту, визначається в системі кількістю ремонтуємого обладнання, трудомісткістю ремонту кожної одиниці обладнання, тривалістю ремонту і прийнятим режимом проведення ремонтних робіт на підприємстві (кількість змін, їх тривалість).

Для формування бюджету на певний період повинні бути сформовані графіки ППР на цей період. На підставі інформації про плановані нормативни ТО і ремонти розраховуються суми перспективних витрат.

Ведение первичного учета МТО в рамках управления ТО и ремонтами заключается в определении перечня номенклатуры МТО, используемого при выполнении ТО и ремонтов.

В системе реализована возможность задания неснижаемого остатка - минимальное количество МТО, которое всегда необходимо иметь в составе на случай возникновения чрезвычайных ситуаций: аварий, поломок, требующих выполнения внепланового ремонта и др. Неснижаемый остаток МТО может быть списан только при возникновении аварийной ситуации.

Для возможности изменений в планах ремонта на определенный период в системе реализована возможность корректировки плановых расходов МТО.

На основании потребности в материалах в системе состоят заявки (заказ на внутреннее потребление) на ее обеспечение, подлежащих дальнейшей обработке в отделе материально-технического обеспечения (МТО) предприятия.

Для обеспечения постоянной работоспособности оборудования на предприятии в системе реализованы инструменты для регулирования численности ремонтного персонала.

Определение необходимых компетенций в рамках управления ТО и ремонтами заключается в определенные перечня квалификаций, необходимых при выполнении ТО и ремонтов.

После определения перечня необходимых для выполнения ТО и ремонтов квалификаций необходимо назначить соответствие между квалификациями и сотрудниками, которые выполняют ТО и ремонты.

При планировании трудозатрат количество ремонтных рабочих, необходимых для выполнения тех или иных операций, сравнивается с количеством имеющихся на предприятии.

По результатам этого анализа могут быть приняты решения по управлению численностью персонала, эффективности его работы.

Для контроля трудозатрат в системе реализована возможность сравнения плановых и фактических затрат в количественном и денежном выражении.

Плановые показатели формируются на основании графиков ППР, а также сформированных на их основании и на основании дефектов сметах ремонта, на необходимый период. Фактические показатели формируются на основании актов выполненных работ.

На основании заказа на внутреннее потребление позиции номенклатуры могут быть зарезервированы с текущего остатка на складах или размещены в заказах поставщикам.

Для контроля расхода МТО сравниваются плановые и фактические показатели расходов номенклатуры в количественном и денежном выражении. Плановые показатели в системе формируются на основании графиков ППР на необходимый период, а также сформированных на их основании и на основании дефектов и внешних оснований для работ сметах ремонта. Фактические показатели формируются на основании актов выполненных работ.

Целью управления нарядами и работами является формирование и учет выполнения нарядов на ремонтные работы, при необходимости формирования нарядов-допусков к ним, а также учет выполненных ремонтных работ.
На основании сформированных заявок на ремонт в системе можно сформировать наряды на выполнение ремонтных работ.
Мероприятия по обеспечению безопасного ведения ремонтных работ определяются и оформляются непосредственно перед началом ремонта в виде выдачи разрешения, который представляет из себя наряд-допуск на проведение огневых, газоопасных и др. работ в соответствии с действующими инструкциями.
Завершение работ по ремонту оформляется актом выполненных работ.

Цель управления документацией - предоставление персонала ремонтных служб оперативного доступа к необходимым в работе с документами и истории ремонтов оборудования.
Сведения о проведении плановых и аварийных ремонтов записываются в системе в хронологическом порядке в карточке оборудования. Регулярное ведение записей в карточках дает возможность оценивать техническое состояние основного оборудования, обоснованно и точно определять годовую потребность в сменных элементах (агрегатах, узлах, приборах) для замены изношенных.
В системе предусмотрена возможность ведения базы данных текстовых и графических документов. База данных документов позволяет осуществлять следующие действия:

• введение корректировки отображения текстовых и графических документов (включая таблицы, схемы, чертежи и фотографии)
• привязка документов к единиц оборудования.

В системе есть возможность настройки интеграции в системе "Документооборот".

Для анализа эффективности управления активами в системе можно использовать следующие отчеты:

• План-фактный анализ ППР
• План-фактный анализ расходов
• Расходы номенклатуры

Кроме того, в зависимости от выполняемых функций сотрудник может формировать различные отчеты:

• Список оборудования
• Наработки оборудования
• Контролируемые показатели
• Погоди оборудования
• План МТО, трудозатрат и инструментов
• План-факт выполнения ремонтов подрядчиками и другие.

В системе реализована возможность настройки регламентных задач для рассылки отчетов ответственных лиц. Возможно использование различных настроек отчетов при формировании рассылаются отчеты разным ответственным.

Для организации работ по обходу оборудования для диагностики, осмотров и проверки, разработано специальное мобильное приложение.